Digital prosesskartlegging
Hva skjer i dine viktigste prosesser?
Jobber dere slik egne prosedyrene beskriver, eller er det avvik ?
Jobber dere effektivitet, eller er det potensiale for forbedringer?
Med digital prosesskartlegging kombineres analyseteknikker fra maskinlæring med metodikk fra fagområdet process management. Tilgengelige hendelsesdata brukes for å visualisere og analysere hvordan ulike prosesser fungerer i praksis. Formålet er å dokumentere og forbedre produksjonsprosesser, saksbehandlingsprosesser eller andre forretningsprosesser.
Data du ikke vet at du har
Dine eksisterende datasystemer skaper allerede direkte eller indirekte hendelseslogger. Loggene er grunnlaget for digital prosesskartlegging.
Hendelsesloggene inneholder informasjon om aktiviteter som er utført i de ulike systemene, tidspunktet for disse aktivitetene, varigheten, ressursbruken, samt hvilke ansatte, kunder, leverandører eller produkter som har vært involvert.
Ved å hente ut eller opprette hendelseslogger og kombinere dem med annen relevant og tilgjengelig data for analyse, kan man oppnå en unik innsikt som kan brukes til å forbedre eller optimalisere viktige prosesser i virksomheten.
En prosess kan gjennomføres på ulike måter og kan inneholde flere aktiviteter som utføres i forskjellige rekkefølger før prosessen er fullført. Disse ulike måtene å fullføre en prosess på kalles varianter.
Hva kan man få ut av hendelsesloggene?
Ved hjelp av dataene fra hendelseslogger kan man visualisere den aktuelle prosess og få svar på mange interessante spørsmål:
- Hvilke aktiviteter gjennomføres, i hvilken rekkefølge, og hvilke avhengigheter finnes?
- Hvor lang tid tar de ulike aktivitetene?
- Er prosessen i praksis som spesifisert, og kan den forbedres?
Identifisering og fjerning av friksjonspunkter. - Ressursbruk: Hvilke aktiviteter er mest ressurskrevende, og kan disse reduseres eller automatiseres?
- Følges instrukser og retningslinjer likt av alle medarbeidere?
- Hva er den mest effektive varianten målt i KPI-er, og hvor ofte forekommer den?
- Hvordan kan man øke bruken av den mest effektive varianten og redusere ineffektive varianter?
Digital prosesskartlegging bruker data fra driften for å visualisere og analysere hvordan prosessen utføres i praksis.
Faser i digital prosesskartlegging
Innsamling av data
Identifisering av data: Start med å identifisere hvilke data som er relevante for den aktuelle prosessen. Dette inkluderer alle hendelseslogger og andre relevante datakilder som kan gi innsikt i prosessens gjennomføring.
Sammenstilling og bearbeiding av data
Samle inn de identifiserte dataene og bearbeide dem for å sikre at de er i et format som kan analyseres. Dette kan innebære rensing av data, håndtering av manglende verdier, og standardisering av dataformater.
Oppdagelse
Visualisering ved hjelp av KI-teknikker: Bruk kunstig intelligens (KI) og maskinlæringsteknikker for å visualisere hendelsesloggene. Dette gir en enkel og oversiktlig fremstilling av hvordan prosessene faktisk har foregått, og avdekker mønstre og avvik.
Implementering av prosessforbedringer:
I samarbeid med forretningsbrukere settes de aktuelle forbedringene i drift. Dette kan inkludere endringer i arbeidsflyt, automatisering av oppgaver, og andre tiltak for å øke effektiviteten og redusere kostnader.
Overvåkning
Prosessen kan overvåkes ved å lage nye prosesskart basert på oppdaterte data. På denne måten kan man følge med på prosessen endrer seg over tid.
Digital prosesskartlegging kan brukes i mange situasjone
- Forbedre viktige forretnings-, beslutnings- eller produksjonsprosesser.
- Innstilling av parametere på teknisk utstyr slik at de fungerer optimalt.
- Sørge for at kvaliteten på det som produseres holdes på et høyt og stabilt nivå.
- Sørge for at produksjonskostnadene holdes lave og under kontroll.